eOffice ಉತ್ಪನ್ನವು ಹೆಚ್ಚು ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ಪಾರದರ್ಶಕ ಅಂತರ ಮತ್ತು ಸರ್ಕಾರಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಆಡಳಿತವನ್ನು ಬೆಂಬಲಿಸುವ ಗುರಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ಇ-ಆಫೀಸ್‌ನ ದೃಷ್ಟಿಯು ಎಲ್ಲಾ ಸರ್ಕಾರಿ ಕಚೇರಿಗಳ ಸರಳೀಕೃತ, ಸ್ಪಂದಿಸುವ, ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ಮತ್ತು ಪಾರದರ್ಶಕ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸಾಧಿಸುವುದು. eOffice ಅನ್ನು ನಿರ್ಮಿಸಿದ ಓಪನ್ ಆರ್ಕಿಟೆಕ್ಚರ್, ಇದನ್ನು ಮರುಬಳಕೆ ಮಾಡಬಹುದಾದ ಚೌಕಟ್ಟನ್ನು ಮತ್ತು ಕೇಂದ್ರ, ರಾಜ್ಯ ಮತ್ತು ಜಿಲ್ಲಾ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ ಸರ್ಕಾರಗಳಾದ್ಯಂತ ಪುನರಾವರ್ತನೆಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಗುಣಮಟ್ಟದ ಮರುಬಳಕೆ ಮಾಡಬಹುದಾದ ಉತ್ಪನ್ನವನ್ನಾಗಿ ಮಾಡುತ್ತದೆ. ಉತ್ಪನ್ನವು ಒಂದೇ ಚೌಕಟ್ಟಿನ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಸ್ವತಂತ್ರ ಕಾರ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಒಟ್ಟುಗೂಡಿಸುತ್ತದೆ. ಇ-ಆಫೀಸ್ ಅನ್ನು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಆಫೀಸ್ ಎಂದೂ ಕರೆಯುತ್ತಾರೆ, ಇದು ಕಛೇರಿ-ಸಂಬಂಧಿತ ಕಾರ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಡಿಜಿಟಲೀಕರಣ ಮತ್ತು ಯಾಂತ್ರೀಕರಣವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಸಮಗ್ರ ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಪರಿಹಾರವಾಗಿದ್ದು ಅದು ಕಾಗದರಹಿತ ಆಡಳಿತವನ್ನು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಕೆಲಸದ ಹರಿವನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಯೊಳಗೆ ಸಮರ್ಥ ಸಂವಹನವನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ.
ಇ-ಆಫೀಸ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯೊಳಗಿನ ವಿಷಯವು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ವಿವಿಧ ಘಟಕಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ:
ದಾಖಲೆ ನಿರ್ವಹಣೆ: ಇ-ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಡಿಜಿಟಲ್ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು, ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಮತ್ತು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತವೆ. ಇದು ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ವಿದ್ಯುನ್ಮಾನವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು, ಸಂಪಾದಿಸಲು ಮತ್ತು ಹಂಚಿಕೊಳ್ಳಲು ಅನುಮತಿಸುತ್ತದೆ, ಭೌತಿಕ ಕಾಗದದ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಅಗತ್ಯವನ್ನು ತೆಗೆದುಹಾಕುತ್ತದೆ. ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಆವೃತ್ತಿ ನಿಯಂತ್ರಣ, ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಹಯೋಗ ಮತ್ತು ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸಲು ಸುಧಾರಿತ ಹುಡುಕಾಟ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತವೆ.
ಫೈಲ್ ಟ್ರ್ಯಾಕಿಂಗ್: ಇ-ಆಫೀಸ್‌ನೊಂದಿಗೆ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಸಿಸ್ಟಮ್‌ನಲ್ಲಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಚಲನೆಯನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಬಹುದು. ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಯಾರು ಪ್ರವೇಶಿಸಿದ್ದಾರೆ ಅಥವಾ ಮಾರ್ಪಡಿಸಿದ್ದಾರೆ ಮತ್ತು ಯಾವಾಗ ಎಂಬ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಇದು ಫೈಲ್ ಸ್ಥಿತಿಯ ಪಾರದರ್ಶಕ ನೋಟವನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತದೆ. ಇದು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಯನ್ನು ಕಾಪಾಡಿಕೊಳ್ಳಲು ಮತ್ತು ಫೈಲ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯಲ್ಲಿನ ವಿಳಂಬವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ.
ವರ್ಕ್‌ಫ್ಲೋ ಆಟೊಮೇಷನ್: ಇ-ಆಫೀಸ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಳು ಸಂಸ್ಥೆಯೊಳಗೆ ವಿವಿಧ ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಯಾಂತ್ರೀಕರಣವನ್ನು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಪರಿಶೀಲನೆ, ಅನುಮೋದನೆ ಅಥವಾ ಕ್ರಮಕ್ಕಾಗಿ ಸೂಕ್ತ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಅಥವಾ ಇಲಾಖೆಗಳಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಮಾರ್ಗ ಮಾಡಲು ಕೆಲಸದ ಹರಿವುಗಳನ್ನು ವಿನ್ಯಾಸಗೊಳಿಸಬಹುದು. ಈ ಯಾಂತ್ರೀಕರಣವು ಹಸ್ತಚಾಲಿತ ಹಸ್ತಕ್ಷೇಪವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ದಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪೂರ್ವನಿರ್ಧರಿತ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸುತ್ತದೆ.
ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಸಹಯೋಗ: ಇ-ಆಫೀಸ್ ಪ್ಲಾಟ್‌ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ನಡುವೆ ತಡೆರಹಿತ ಸಂವಹನ ಮತ್ತು ಸಹಯೋಗವನ್ನು ಸುಗಮಗೊಳಿಸುತ್ತವೆ. ಅವರು ವಿಶಿಷ್ಟವಾಗಿ ಆಂತರಿಕ ಸಂದೇಶ ಕಳುಹಿಸುವಿಕೆ, ಚರ್ಚಾ ವೇದಿಕೆಗಳು, ಹಂಚಿದ ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯ ನಿರ್ವಹಣಾ ಪರಿಕರಗಳಂತಹ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ನೀಡುತ್ತಾರೆ. ಈ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು ನೈಜ-ಸಮಯದ ಸಹಯೋಗವನ್ನು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ, ಸಮನ್ವಯವನ್ನು ವರ್ಧಿಸುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಒಟ್ಟಾರೆ ಉತ್ಪಾದಕತೆಯನ್ನು ಸುಧಾರಿಸುತ್ತದೆ.
ರೆಕಾರ್ಡ್ ಮ್ಯಾನೇಜ್ಮೆಂಟ್: ಇ-ಆಫೀಸ್ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸಲು ಮತ್ತು ಕಾನೂನು ಮತ್ತು ನಿಯಂತ್ರಕ ಅಗತ್ಯತೆಗಳ ಅನುಸರಣೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತವೆ. ಅವರು ಸುರಕ್ಷಿತ ಮತ್ತು ಸಂಘಟಿತ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವರ್ಗೀಕರಿಸಲು, ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಮತ್ತು ಮರುಪಡೆಯಲು ಕಾರ್ಯವಿಧಾನಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತಾರೆ. ಈ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಧಾರಣ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳು, ಆರ್ಕೈವಲ್ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ಆಡಿಟ್ ಟ್ರೇಲ್‌ಗಳಂತಹ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಸಹ ಸಂಯೋಜಿಸಬಹುದು.
ಭದ್ರತೆ ಮತ್ತು ಪ್ರವೇಶ ನಿಯಂತ್ರಣ: ಕಛೇರಿ ವಿಷಯದ ಸೂಕ್ಷ್ಮ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಗಮನಿಸಿದರೆ, ಇ-ಆಫೀಸ್ ಪ್ಲಾಟ್‌ಫಾರ್ಮ್‌ಗಳು ಡೇಟಾ ಸುರಕ್ಷತೆಗೆ ಆದ್ಯತೆ ನೀಡುತ್ತವೆ. ಅನಧಿಕೃತ ಪ್ರವೇಶ ಅಥವಾ ಟ್ಯಾಂಪರಿಂಗ್‌ನಿಂದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ರಕ್ಷಿಸಲು ಅವರು ಬಳಕೆದಾರರ ದೃಢೀಕರಣ, ಎನ್‌ಕ್ರಿಪ್ಶನ್, ಪಾತ್ರ-ಆಧಾರಿತ ಪ್ರವೇಶ ನಿಯಂತ್ರಣ ಮತ್ತು ಆಡಿಟ್ ಲಾಗ್‌ಗಳಂತಹ ವಿವಿಧ ಭದ್ರತಾ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಬಳಸುತ್ತಾರೆ.
ವರದಿ ಮಾಡುವಿಕೆ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆ: ಇ-ಕಚೇರಿ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳು ಒಳನೋಟಗಳನ್ನು ಸೃಷ್ಟಿಸಲು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆಯನ್ನು ಮೇಲ್ವಿಚಾರಣೆ ಮಾಡಲು ವರದಿ ಮಾಡುವ ಮತ್ತು ವಿಶ್ಲೇಷಣೆಯ ಸಾಮರ್ಥ್ಯಗಳನ್ನು ನೀಡಬಹುದು. ಈ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯ ಸಮಯಗಳು, ಕಾರ್ಯವನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸುವ ದರಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಪ್ರಮುಖ ಕಾರ್ಯಕ್ಷಮತೆ ಸೂಚಕಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಮೆಟ್ರಿಕ್‌ಗಳನ್ನು ಟ್ರ್ಯಾಕ್ ಮಾಡಲು ಸಂಸ್ಥೆಗಳನ್ನು ಸಕ್ರಿಯಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಅಡೆತಡೆಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸಲು, ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳನ್ನು ಉತ್ತಮಗೊಳಿಸಲು ಮತ್ತು ತಿಳುವಳಿಕೆಯುಳ್ಳ ನಿರ್ಧಾರಗಳನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಲು ಡೇಟಾವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸಬಹುದು.
ಇ-ಆಫೀಸ್ ಸಿಸ್ಟಮ್‌ಗಳ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಚಟುವಟಿಕೆಗಳು ಸಾಫ್ಟ್‌ವೇರ್ ಪೂರೈಕೆದಾರರು ಮತ್ತು ಸಿಸ್ಟಮ್ ಅನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ಬದಲಾಗಬಹುದು ಎಂಬುದನ್ನು ಗಮನಿಸುವುದು ಮುಖ್ಯವಾಗಿದೆ.
